ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBYCH W KANCELARII WOŁOS HEMPOWICZ RADOWIE PRAWNI SP.P.
Informacje podstawowe dotyczące przetwarzania danych osobowych potencjalnych Klientów oraz Klientów
Administrator danych:
Wołos Hempowicz Radcowie Prawni spółka partnerska z siedzibą w Poznaniu, ul. Dmowskiego 124/4, 60-124 Poznań, dalej jako: “Kancelaria”.
Cele przetwarzania:
Art. 6 ust. 1 a) RODO- Twoja zgoda, w przypadkach określonych poniżej; Art. 6 ust. 1 b) RODO – podjęcie czynności koniecznych przed zawarciem umowy i wykonaniem umowy; Art. 6 ust. 1 c) RODO – realizacja wymogów wskazanych w przepisach procedur sądowych, administracyjnych i sądowo-administracyjnych, które nakładają na Nas obowiązek wskazania określonych danych w celu wszczęcia i prowadzenia postępowań; Art.6 ust 1 f) nasze uzasadnione interesy przypadku konieczności dochodzenia roszczeń oraz prowadzenia przez Kancelarię działalności gospodarczej;
Odbiorcy danych:
Podmioty przetwarzające dane w imieniu Kancelarii. Podmioty, którym Kancelaria przekazuje dane osobowe w związku z realizacją usług prawnych, sądy, komornicy, instytucje państwowe i samorządowe
Prawa związane z przetwarzaniem danych
– prawo dostępu do danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania, ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;
– inne prawa określone w informacji szczegółowej
Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych potencjalnych Klientów oraz Klientów
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych będzie Wołos Hempowicz Radcowie Prawni spółka partnerska z siedzibą w Poznaniu, KRS nr 0000692028. się z nami skontaktować w następujący sposób: – listownie na adres: ulicy Dmowskiego 124/4, 60-124 Poznań – przez e-mail: biuro@whlegal.pl – telefonicznie: + 48 61 666 02 69
2. DEFINICJE
RODO– Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), które zacznie obowiązywać od 25 maja 2018 roku
Dane osobowe – wszelkie informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii.
3. Cele przetwarzania:
Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe, aby:
a) Podjąć czynności niezbędne do zadania stanu sprawy, przygotować dla Ciebie ofertę dotyczącą świadczenia naszych usług zweryfikować twoją tożsamość przy zawieraniu umowy, prowadzić negocjacje zmierzające do zawarcia umowy oraz realizować umowę, wystawić dokumenty księgowe lub prowadzić czynności windykacyjne;
b) Kancelaria zapewnia przejrzystość zapewnia przejrzystość przetwarzania danych oraz dba o to by zbierane były tylko dane niezbędne do dokonania czynności, informuje o zasadach przetwarzania danych w momencie ich zbierania, oraz na stronie internetowej Kancelarii
c) Kancelaria posiada publiczny profil na portalu społecznościowym Facebook i na skutek tego przetwarza dane, które pozostawiają osoby odwiedzające ten profil (m.in. komentarze, polubienia). Dane osobowe odwiedzających profil Kancelarii są przetwarzane wyłącznie w celu umożliwienia odwiedzającym aktywności na profilu, efektywnego prowadzenia profilu, w tym również w celu statystycznym i analitycznym [nie dotyczy to przetwarzania danych przez Administratora serwisu Facebook].
4. Zapewnienia Kancelarii:
a. Kancelaria wprowadziła procedury umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na realizację zadań. b. Kancelaria podjęła działania, by osoby z nią współpracujące (podwykonawcy) zapewniały stosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa, w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane osobowe na zlecenie Kancelarii. c. Kancelaria przestrzega obowiązków wynikających z tajemnicy zawodowej radcy prawnego oraz tajemnicy adwokackiej, niezwiązanych z RODO. d. Kancelaria nie przekazuje danych poza obszar EOG.
5. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest:
a) Art. 6 ust. 1 a) RODO – twoja zgoda w przypadku, gdy negocjacje w sprawie zawarcia umowy z Kancelarią, nie doszły do skutku, ale wyrażasz wolę do powrotu do nich w przyszłość i wyrazisz zgodę na dalsze przechowanie przez Kancelarię danych osobowych, w przypadku przesłania przez Kandydata do pracy danych o zakresie szerszym niż wymagane przepisami prawa pracy i oczekiwane przez Kancelarię (w tym wypadku zgoda jest wyrażona przez zawarcie szerszych danych w dokumentach rekrutacyjnych przez Kandydata do pracy); b) Art. 6 ust.1 b) RODO- przetwarzanie danych mających na celu wykonanie umowy podjęcie czynności przez zawarciem umowy w tym przygotowanie stosownej oferty dla Ciebie, oraz zawarcie i realizacja umowy, przetwarzanie w przypadku, w stosunku do osób rekrutujących do Kancelarii w przypadku gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa cywilnoprawna – w celu prowadzenia procesu rekrutacyjnego i podjęcia działań przed zawarciem umowy; c) Art. 6 ust. 1 c) RODO – konieczność pobrania danych do wystawienia dokumentów księgowych za realizację umowy dla osoby fizycznej, przepisy wymagające podania danych koniecznych do dochodzenia roszczeń wynikające z procedur sądowych, przetwarzanie w przypadku, w stosunku do osób rekrutujących do Kancelarii, w przypadku gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa o pracę, podstawą prawną jest wynikający z przepisów prawa pracy obowiązek ciążący na Kancelarii. d) Art.6 ust 1 f) RODO– realizacja naszych uzasadnionych prawnie interesów w przypadku konieczności przymusowego dochodzenia roszczeń, przetwarzanie danych na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej i świadczenia usług. Takie dane mogą być ujawniane osobom trzecim zaangażowanym w realizację umowy – zakres przetwarzanych danych ogranicza się w tym wypadku do danych niezbędnych do wykonania usługi, w celu związanych z inicjowaniem i utrzymaniem kontaktów biznesowych (np. wymiana wizytówek), w celu poprawy jakości usług i dotarcia z informacją o usługach Kancelarii do większej liczby osób (publiczny profil Kancelarii na Facebooku).
6. Okres przechowywania danych osobowych.
Okres przechowywania Danych osobowych jest różny i wynika najczęściej z długości realizacji umowy lub innych potrzeb Kancelarii. a) Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Kancelarii – np. ze względów bezpieczeństwa – dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu przez Kancelarię lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania. b) W przypadku podpisania umowy będziemy przechowywać Twoje dane osobowe do momentu – do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu niewykonania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń. Dokumenty księgowe zawierające Twoje dane osobowe będę przechowywane przez okres 5 lat od zakończenia roku obrachunkowego w którym została wystawiona FV za usługę – zgodnie z regulacją zapisów Polskiej ustawy o rachunkowości.
7. Odbiorcy danych:
Odbiorcami Twoich danych mogą być: a) nasi dostawcy, którym zlecimy usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych tj.: a. dostawcy usług IT, b. podmioty świadczące usługi księgowe dla Nas, c. podmioty świadczące dla Nas usługi związane z windykacją. d. kurierzy, dostawcy usług pocztowych; e. współpracujący z nami prawnicy, radcowie prawni i adwokaci, b) podmioty, którym przekazujemy Dane osobowe w związku z realizacją usług – sądy powszechne i administracyjne, organy egzekucyjne, państwowe i samorządowe osobowy prawe, urzędy, organy ścigania.
8. Twoje prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych i podejmowaniem zautomatyzowanych decyzji
Przysługują Ci następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych: a. prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych; b. prawo dostępu do Twoich danych osobowych; c. prawo żądania sprostowania Twoich danych osobowych i uzupełnienia podanych przez siebie danych osobowych. Masz prawo żądać od nas sprostowania tych danych (jeżeli są nieprawidłowe) oraz ich uzupełnienia (jeżeli są niekompletne) (art. 16 RODO); d. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych w następujących przypadkach; a) gdy kwestionujesz prawidłowość swoich danych osobowych – wówczas ograniczymy ich wykorzystanie na czas potrzebny nam do sprawdzenia prawidłowości Twoich danych, nie dłużej jednak niż na 7 dni, b) gdy przetwarzanie Twoich danych jest niezgodne z prawem, a zamiast usunięcia danych zażądasz ograniczenia ich wykorzystania, c) gdy Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których je zebraliśmy lub wykorzystywaliśmy, ale są one potrzebne Tobie w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, d) gdy wniosłeś sprzeciw wobec wykorzystania Twoich danych – wówczas ograniczenie następuje na czas potrzebny do rozważenia, czy – ze względu na Twoją szczególną sytuację – ochrona Twoich interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, przetwarzając Twoje dane osobowe.(art. 18 RODO); e. prawo żądania usunięcia Twoich danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym- art. 17 RODO). Masz ma prawo do żądania usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych, jeżeli: a) wycofałeś określoną zgodę, w zakresie w jakim dane osobowe były przetwarzane w oparciu o Twoją zgodę i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania, b) Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były przetwarzane, c) Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem; f. prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych, g. prawo do przenoszenia Twoich danych osobowych, tj. prawo otrzymania od nas Twoich danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego. Możesz przesłać te dane innemu administratorowi danych lub zażądać, abyśmy przesłali Twoje dane do innego administratora. Jednakże zrobimy to tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje Ci tylko co do tych danych, które przetwarzamy na podstawie umowy z Tobą lub na podstawie Twojej zgody.
Prawo wycofania zgody
W zakresie, w jakim Twoje dane są przetwarzane na podstawie zgody – masz prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Twojej zgody przed jej wycofaniem. Zgodę możesz wycofać poprzez wysłanie oświadczenia o wycofaniu zgody na nasz adres korespondencyjny, nasz adres e-mailowy.
Prawo wniesienia skargi do organu
Przysługuje Tobie także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.